EVALUASI PELAKSANAAN PERCEPATAN PELAYANAN PROSES KENAIKAN PANGKAT MELALUI SERVICE LEVEL AGREEMENT (SLA)

Penulis : Yuliana Fagtun’mah (Analis Kepegawaian Ahli Pertama)

Dalam mendukung program percepatan layanan kepegawaian serta mensukseskan Service Level Agreement (SLA), Kantor Regional IX BKN Jayapura telah mengimplementasikan salah satunya melalui akselerasi proses kenaikan pangkat menjadi 2 hari kerja, lewat penyederhanaan proses bisnis demi terwujudnya percepatan pelayanan kenaikan pangkat. Upaya tersebut telah dirasakan dan berdampak positif oleh sebanyak 33 stakeholder Instansi Pemerintah Daerah, dan Instansi Vertikal yang ada di wilayah kerja Kantor Regional IX BKN Jayapura.

Namun demikian masih terdapat hambatan yang dirasakan oleh Instansi mulai dari kondisi geografis, keterbatasan SDM hingga permasalahan listrik, sistem dan akses jaringan informasi. Faktanya, kondisi tersebut sangat berpengaruh terhadap pelaksanaan pemberian layanan kepegawaian khususnya Layanan Kenaikan Pangkat yang saat ini sudah full digital.

Hasil pemeriksaan usul Kenaikan Pangkat dibagi kedalam 3 jenis kategori, yaitu Memenuhi Syarat (MS), Berkas Tidak Sesuai (BTS), dan Tidak Memenuhi Syarat (TMS). Berdasarkan laporan kami pada Periode Kenaikan Pangkat 01 Oktober 2023 ini, tingkat BTS pada usul Kenaikan Pangkat yang masuk masih cukup tinggi, yaitu sebanyak 1.140, dari 10.041 usul yang diinput oleh Instansi. Artinya, terdapat 11,35% usul Kenaikan Pangkat dengan kategori BTS, dan berdasarkan evaluasi yang telah kami lakukan pada usul BTS tersebut dapat kami kategorikan sebagai berikut:

1.      Kenaikan Pangkat Jabatan Fungsional :

-          PAK terunggah tidak sesuai ketentuan.

-          Pendidikan/gelar/tahun lulus pada system tidak sesuai dengan dokumen terlampir (tidak terupdate)

-          Jabatan lama dan jabatan baru tidak sesuai dengan dokumen terlampir (tidak terupdate)

-          TMT jabatan lama dan baru tidak sesuai dengan dokumen terlampir (tidak terupdate)

-           AK/Angka Kredit Lama dan baru tidak sesuai dengan dokumen terlampir (tidak terupdate)

-          Kesalahan unit kerja induk dan unit kerja tidak sesuai dengan dokumen terlampir (tidak terupdate)

-          SK Jabatan lama/kenaikan jenjang jabatan Fungsional tidak sesuai dengan dokumen terlampir (tidak terupdate)

-          SKP tidak terlampir lengkap/tidak sesuai/tidak berjenjang/tidak terunggah sistematis.

-          Data atasan langsung pada system tidak sesuai dengan dokumen terlampir (tidak terupdate)

-          Dokumen pendukung lainnya tidak dilampirkan (UKOM/SK Mutasi/SK Pengalihan/Surat Keterangan Atasan Langsung, dsb.)

2.      Kenaikan Pangkat Memperoleh Ijazah/Penyesuaian Ijazah

-          Format uraian tugas terlampir tidak sesuai

-          kesalahan unit kerja induk dan unit kerja pada sistem dengan dokumen terlampir (tidak terupdate)

-          Jabatan lama dan jabatan baru pada system tidak sesuai dengan dokumen terlampir (tidak terupdate)

-          Surat Tugas Belajar/izin belajar tidak sesuai (tanggal perolehan ijazah lama/tempat ijazah tidak sinkron, dsb.)

-          Dasar Perolehan Ijazah tidak terlampir,

-          Status mahasiswa pada forlap DIKTI tidak lulus.

3.      Kenaikan Pangkat Regular

-          Pendidikan/gelar/tahun lulus pada system tidak sesuai dengan dokumen terlampir (tidak terupdate)

-          Jabatan lama dan jabatan baru tidak sesuai dengan dokumen terlampir (tidak terupdate)

-          kesalahan unit kerja induk dan unit kerja dengan dokumen terlampir (tidak terupdate)

-          Data atasan langsung pada system tidak sesuai dengan dokumen terlampir (tidak terupdate)

-          Dokumen pendukung (SK Mutasi/surat keterangan atasan langsung/STLUD Tingkat I) tidak terlampir/crash

-          SKP tidak terlampir lengkap/tidak sesuai format/tidak berjenjang/tidak terunggah sistematis.

-          Kesalahan jenis pengusulan KP

4.      Kenaikan Pangkat Struktural

-          kesalahan unit kerja induk dan unit kerja pada system dengan dokumen terlampir tidak sinkron (tidak terupdate)

-          SKP tidak terlampir lengkap/tidak sesuai format/tidak berjenjang/tidak terunggah sistematis.

-          Jabatan lama dan jabatan baru pada system tidak sesuai dengan dokumen terlampir (tidak terupdate)

-          TMT jabatan lama dan baru tidak sesuai

-          Tanggal pelantikan dalam jabatan berbeda (Naskah Pelantikan, Berita Acara Pengambilan Sumpah/Janji Jabatan, dan SPMJ).

-          STLUD Tingkat II tidak terlampir.

Untuk mencapai pelayanan yang optimal, perlu adanya sinergi antara BKN, Kantor Regional, instansi dan stakeholder terkait dalam memperbaiki dan meningkatkan pelayanan. Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian (SINKA) Badan Kepegawaian Negara, Suharmen juga mengingatkan bahwa Instansi perlu melakukan pembaruan data secara berkala, sehingga  update data pada system selalu up to date dengan kondisi data saat ini. apabila tidak sesuai, Instansi tidak dapat mengusulkan layanan kepegawaian ke BKN, karena otomatis akan tertolak oleh system apabila terdapat ketidak sesuaian data.

Diharapkan dengan adanya hal tersebut, Instansi dapat berkoordinasi dengan BKN, selain itu Instansi juga perlu selalu memperbaharui data pada SIASN sehingga mendukung pelaksanaan proses bisnis khususnya pelayanan Kenaikan Pangkat.  Upaya preventif tersebut perlu dilakukan agar meminimalisir berkas usulan yang tidak sesuai, tertib administrasi serta  mendorong terciptanya kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil.yul